De Top 5 redenen om een Office 365 back-up te maken is om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en het risico van gegevensverlies te verminderen. Op dit moment zijn er meer dan 120 miljoen zakelijke gebruikers. Is jouw organisatie er daar een van?

Zo ja, dan vraagt u het misschien: “Moet ik zelfs een back-up maken van Office 365?

Het korte antwoord is…..

JA!

Microsoft mag dan wel de infrastructuur voor Office 365 hosten, maar dat betekent niet dat de verantwoordelijkheid van het maken van een back-up dan ook bij Microsoft zelf ligt. Als eigenaar van gegevens in de cloud is het jouw verplichting, niet die van Microsoft.

Het is een misvatting dat gegevens die opgeslagen zijn in de cloud, niet geback-upt hoeven te worden. Dat is niet waar.

Feit is dat bedrijven die Office 365 gebruiken, een back-up van hun gegevens moeten maken. Er zijn tal van redenen waarom. Denk aan het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en het verminderen van het risico van gegevensverlies. We presenteren de volgende 5 redenen waarom je een back-up van Office 365 zou moeten maken:

Je gegevens bevinden zich in de cloud, maar waar

Office 365 verscheidenheid aan applicaties en datastructuren staan allemaal opgeslagen in de cloud. Maar waar? Waar zijn je gegevens precies? En waar vind je de gegevens precies als je deze gaat ophalen?

Volgens het Microsoft Trust Center: “Klantgegevens worden binnen een geselecteerd geografisch gebied gerepliceerd voor een grotere duurzaamheid van de gegevens. Voor het geval van een grote ramp in een datacenter, en in sommige gevallen worden ze niet buiten dat gebied gerepliceerd”. Veel mensen realiseren zich niet dat hun gegevens (Outlook-e-mails, OneDrive-documenten, SharePoint-bestanden, Teamgesprekken, enz.) kwijt kunnen raken.

De enige manier om een back-up te maken en alles te herstellen, is dus met een systeem dat is ontworpen om alles te vinden, op te slaan en te herstellen. Dit is geen gemakkelijke taak, en soms bijna onmogelijk te doen met de native Office 365 back-up tools.

Outlook maakt geen back-up van e-mails ouder dan 30 dagen:

Hier is een echte ‘gotcha’. Outlook maakt geen back-up van e-mails ouder dan 30 dagen die uit de prullenbak zijn verwijderd.

Het gevaar van een beperkt opslagbeleid voor bestanden is dat eindgebruikers hun oude e-mails verwijderen om ruimte te besparen. Hierdoor vernietigen ze mogelijk records die nodig kunnen zijn voor naleving van wet- en regelgeving, mocht je bedrijf ooit worden gecontroleerd.

Gereglementeerde sectoren (zoals de financiële sector, de gezondheidszorg, de juridische sector, enz.)

Als je organisatie zich in een gereguleerde sector bevindt, zoals de financiële sector , gezondheidszorg of de juridische sector, heb je mogelijk voorschriften en vereisten voor toegang tot gegevens. Deze gegevens kunnen veel verder gaan dan de gebruikelijke back-upmethoden. HIPPA, GDPR, Can-Spam en andere regelgeving vereisen vaak dat bedrijven een volledige en nauwkeurige administratie bijhouden van e-mail, bijlagen, bestanden en gerelateerde informatie gedurende vele jaren.

Omdat Office 365-back-up een tijdelijke back-up is, is de naleving van deze voorschriften niet gegarandeerd met de out-of-the-box tools die bij Office 365 worden geleverd. Office 365 heeft wel een optionele back-up/archivering beschikbaar voor aankoop, maar dit is tegen hogere kosten en met een moeilijkere gebruikerservaring dan bij andere oplossingen.

Ransomware Hackers

Dataverlies is mogelijk in deze nieuwe wereld van hackers en gegevenshypevirussen. Veel bedrijven hebben te maken gehad met de WannaCry ransomware-aanval die hun bedrijf in de as legde. Volgens een recent artikel van CNN werden in 2017 alleen al door WannaCry meer dan 300.000 machines verwijderd. Maar er waren ook andere, net zo sinistere Ransomware-aanvallen die ernstige zakelijke stress veroorzaakten.

De enige manier om je bedrijf echt te beschermen tegen een ransomware-aanval is door volledige back-up en archivering van gegevens. Niets minder en je bedrijf loopt het risico ernstig te worden getroffen door het verlies van gegevens. Office 365 bewaart geen volledige back-ups. Ook niet van archieven van al je gegevens die maanden en jaren teruggaan. Alleen een back-up- en archiveringstool die speciaal voor dit soort processen is gemaakt, handelt die taak eenvoudig en snel af.

Je kunt het je niet veroorloven om zonder gegevens te zitten

Je moet je bedrijfscontinuïteit garanderen door een volledige en nauwkeurige registratie van uw gegevens. Een organisatie kan niet bestaan met de enorme hoeveelheden gegevens die het elke dag creëert, vastlegt, opslaat en gebruikt. De toegang tot die gegevens is een belangrijke functie van een volledige gegevensback-up- en archiveringsbeleid.

Databack-up en archivering is in zekere zin een goede verzekering tegen het risico van gegevensverlies voor je organisatie. De out-of-the-box tools die bij Office 365 worden geleverd, moeten niet de enige manier zijn om ervoor te zorgen dat je organisatie over volledige dossiers beschikt in het geval van gegevensverlies.

Top 5 Redenen om een back-up te maken van Office 365

Dat zijn dus de 5 belangrijkste redenen om een back-up te maken van Office 365. Er zijn nog veel meer redenen. Maar deze redenen zijn duidelijk genoeg om aan te tonen dat je een Office 365-back-upservice en -strategie nodig hebt die veel verder gaat dan wat Office 365 biedt.

Fieber biedt een toonaangevende Office 365 Back-up en Archivering oplossing. Onze Office 365 Back-up en Archivering bevat veel functies die speciaal zijn ontworpen om snel, eenvoudig en veilig back-ups te maken.

Neem contact op met een van onze Fieber Office 365 back-up specialisten die u meer informatie kunnen geven en u zelfs een demo kunnen geven van onze best-in-class oplossing.