Skype for Business is de zakelijke boodschap en vergaderoplossing van Microsoft. Je kunt tot wel 250 personen benaderen, zelf als ze zelf geen gebruik maken van Office 365, en een combinatie maken van audio, beelden en chat om vergaderingen te organiseren.

Als je gebruik maakt van Office 365, dan weet je dat je er ontzettend veel mee kunt doen. Een aantal van onze favoriete Office 365 en Skype for Business-functies zoals het opnemen van vergaderingen en het delen van PowerPoint presentaties hebben wij voor je op een rij gezet.

1. Creëer een vergadering binnen Outlook

Verspil geen tijd met het plannen van vergaderingen in externe tools. Er zijn zoveel dingen die mis kunnen gaan tijdens online vergaderingen.  Misschien vergeet iemand om op tijd mee te doen, heeft die persoon niet de juiste browserplugin geïnstalleerd, of kunnen  ze hun headset niet aansluiten. Wacht niet langer! En begin met het gebruiken van Skype for Business.

Skype vergadering
Wanneer je een afspraak maakt in Outlook, klik je op het tabblad Afspraak op Skype Meeting. Deze zal dan een link in de beschrijving opnemen waar mensen op kunnen klikken om deel te nemen aan de vergadering.

Skype for Business Multi Device

Als ze herinneringen hebben geactiveerd op Outlook, kunnen ze gewoon op Join Meeting klikken wanneer het verschijnt en Skype for Business start het automatisch. Voorbij is de zorg om mensen handmatig uit te nodigen voor een gesprek – als ze op de uitnodiging staan, kunnen ze meedoen.

Als je de knop Skype Meeting niet kunt zien, hoef je alleen maar je Outlook-instellingen snel te wijzigen. Ga naar Bestand > Opties > Add-ons. Selecteer in de lijst Beheer COM Add-ins en klik op Go….. Vink het vakje naast Skype Meeting Add-in voor Microsoft Office aan en klik op OK. Alles is klaar voor gebruik!

2. Het opnemen van vergaderingen

Herken je het dat als je net een vergadering heb gehad dat je vlak daarna niet helemaal meer weet  waar de vergaering over ging? Een complete blackout. Heeft die persoon dat zeker gezegd? Wat waren de actiepunten? Om te voorkomen dat de gesprekken van deze waardevolle vergaderingen kwijt raken, kun je Skype for business bijeenkomsten opnemen. Alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video, het delen van een scherm en directe berichten, worden vastgelegd in de opname.

Beginnen met het opnemen van je vergaderingen
Klik tijdens een vergadering op het symbool … (de drie puntjes) en start de opname. Iedereen in de vergadering krijgt een bericht dat je het opneemt en er verschijnt een rood cirkelsymbool aan de bovenkant van het gesprek. Je kunt de pauze- en stoppictogrammen naar behoefte gebruiken. Wanneer de vergadering is afgelopen, wordt de opname automatisch opgeslagen in MP4-formaat.

Om een opname te vinden, ga je naar het hoofdscherm van Skype for Business en klik je op de vervolgkeuzelijst met instellingen. Ga vanaf hier naar Extra > Opnamemanager. Dit toont je metadata voor deopnames, zoals de datum en lengte. Je kunt de opname ook afspelen en je kunt bladeren om het bestand op je computer terug te vinden.

3. Ken de snelkoppelingen

Zoals elk Office-product zit Skype for Business vol met toetsenbordcombinaties om je helpen dingen snel voor elkaar te krijgen.

Om te beginnen bij de basis, druk op de Windows toets + Shift + O om een inkomende uitnodiging te accepteren of op Windows toets + Esc om deze te weigeren. Om je audio te dempen/uitschakelen, druk je op Windows-toets + F4. De camera werkt hetzelfde, maar is Windows toets + F5.

Best-mechanische toetsenborden
Druk in een gesprek op Ctrl + Shift + H om het in de wachtstand te zetten, of Alt + Q om het gesprek volledig te beëindigen. Wanneer je je scherm deelt, druk je op Ctrl + Alt + S om dit te stoppen. Als iemand anders de controle over je scherm heeft overgenomen, druk je op Ctrl + Alt + Spatiebalk om de controle terug te krijgen. Bekijk hieronder alle veelgebruikte sneltoetsen

4. Stel relatieniveaus in voor contactpersonen

Je kunt elk van je contacten een van de vijf relatieniveaus toewijzen. Standaard is dat collega’s binnen je bedrijf of externe contactpersonen buiten je bedrijf. Elk relatieniveau heeft verschillende machtigingen – bijvoorbeeld, vrienden en familie kunnen je vergadergegevens niet zien en de werkgroep kan je status Niet storen onderbreken.

Skype Business relatieniveaus
Om het relatieniveau van een contactpersoon te wijzigen, klik je met de rechtermuisknop op hun naam en ga je naar Privacyrelatie wijzigen. Hier kun je de huidige relatiestatus bekijken en beschrijvingen van de andere opties vinden. Als  je meerdere contactpersonen wilt selecteren om relaties in bulk te wijzigen, houd je Ctrl ingedrukt en klik je met de linkermuisknop op elke naam.

Situaties waarin het wijzigen van de relatie nuttig is, zijn onder andere situaties waarin je werkt met iemand van buitenaf met wie je voortdurend vergaderingen organiseert, of als er iemand is met wie je altijd contact wilt kunnen opnemen, ongeacht je status. Als je ooit de relatie terug naar de standaardinstelling wilt wijzigen, klik je op Automatisch relatie toewijzen.

5. Start een enquête, Q&A of whiteboard

Je kunt je vergaderingen opleuken door gebruik te maken van een whiteboard, enquête en vraag-en-antwoordfuncties. Om deze in een vergadering te gebruiken, klik je op de knop Huidige inhoud, selecteer je Meer en kies je vervolgens voor Whiteboard, enquête of Q&A.

Als je Whiteboard selecteert, wordt het geopend op de schermen van iedereen. Dit is een geweldige functie voor als het makkelijker is om iets te tekenen dan erover te praten. Je kunt het rechterpaneel gebruiken om te schakelen tussen de verschillende annotatieopties, zoals de pen, markeerstift en gum. Het whiteboard sluit als je naar een andere presentatieoptie overschakelt, maar de inhoud blijft behouden als je er later op terugkomt.

Skype 4 Business enquête
Als je Poll selecteert, wordt het venster Een Poll aanmaken geopend. Hier kun je de naam van je peiling en de antwoordkeuzen invoeren. De peiling wordt dan aan iedereen in de vergadering getoond, zodat ze kunnen stemmen en de keuzes van anderen kunnen zien. Je kunt op Poll Actions klikken om de instellingen aan te passen, zoals het verbergen van de stemmen van de deelnemers, het opslaan van de resultaten of het sluiten van de poll.

Tot slot zal het selecteren van Q&A de standaard chat omzetten in een vraag- en antwoordmodule. Wanneer een deelnemer een vraag stelt, ontvang je een melding. Klik op Beantwoorden, typ een antwoord en druk vervolgens op Enter. Dit geeft de vraag en het antwoord aan iedereen weer. Wanneer je klaar bent, klik je op Stop Q&A en ga je naar Save As als je een opname wilt hebben van de vergadering.

6. Presenteer een PowerPoint

Je kunt je scherm delen in Skype for Business, maar soms wil je alleen een presentatie laten zien. De integratie met PowerPoint maakt dit mogelijk. Open je presentatie in PowerPoint, ga naar het tabblad Diavoorstelling en klik op Presenteren online > Skype for Business.  Je krijgt de mogelijkheid om deze naar een reeds lopende vergadering te sturen of om een nieuwe vergadering aan te maken.

Je kunt hetzelfde doen in andere Office-toepassingen. Ga hiervoor naar File > Share > Share > Present Online. Zorg ervoor dat Skype for Business is geselecteerd in de dropdown en klik vervolgens op Presenteren.

Wanneer  je in Skype for Business presenteert, zie je de nodige pictogrammen op het scherm om de inhoud te controleren, zoals pijlen om tussen PowerPoint-dia’s te bewegen. Klik op Stop Presenteren op elk gewenst moment om te stoppen met het delen van het bestand met iedereen.

7. Overdracht naar mobiel

Als  je zich ooit in het midden van een Skype voor Business-gesprek bevond en de computer moet verlaten, kun je het gesprek gewoon naar je mobiele telefoon schakelen. Om dit in te stellen, ga naar Instellingen > Extra > Opties > Opties > Telefoons > Mobiele telefoon….. Voer je telefoonnummer in (inclusief land/regiocode) en klik op OK.

Skype Business Oproep doorschakelen
Wanneer je nu in een Skype voor Business-gesprek klikt op de knop Call Control. Vervolgens druk je op de knop Transfer. Selecteer nu Mijn mobiel en klik op Doorschakelen. Je krijgt een gesprek op je mobiele telefoon die je automatisch verbindt met het Skype for Business-gesprek.

Het mooie hiervan is dat je de Skype for Business-toepassing op je telefoon niet nodig hebt. Er is momenteel echter geen manier om het gesprek terug te schakelen van de telefoon naar Skype for Business.

Organiseer vergaderingen als een pro

Met al deze Skype for business tips en tricks kun je nu als een professional vergaderingen organiseren. Je collega’s zullen onder de indruk zijn van je efficiënte vergaderorganisatie, hoe soepel je content deelt en hoe cool het is als je die poll maakt. Voeg Skype for Business toe aan je Microsoft Office 365 licentie en maak gebruik van de meest uitgebreide communicatieplatform op dit moment.

Click edit button to change this text.