Als je met je kantoor verhuist en je je spullen moet inpakken. Dan kun je ervoor kiezen om dit zelf te doen om geld te besparen. Wanneer je een Office 365 Back-up moet maken, is een doe-het-zelf-benadering niet je beste keuze.

In feite is het kiezen van een Office 365 back-up provider niet alleen een manier om het voor jezelf makkelijk te maken. Het zal je op de lange termijn ook geld besparen. Daarnaast houd je je gegevens veilig, beschermen je jezelf tegen een ransomware-aanval, en in het algemeen – ben jij de kantoorheld in tijden van crisis.

Hier zijn 7 dingen die je moet weten over Office 365 back-up:

Microsoft deelt met jou

Microsoft maakt wel een back-up van Office 365, maar de bescherming hiervan is een geval apart. De bescherming hiervan is een gedeelde verantwoordelijkheid. Dat wil zeggen:

  • Ze hebben fysieke beveiliging in hun datacenters
  • Ze bieden replicatie en redundantie van gegevensopslag
  • De basisprincipes van hun beveiligingsaanpak zijn onder meer garanties voor uptime en privacy controles.
  • Microsoft zal je beschermen tegen natuurrampen die hun datacenters, hardware- of softwarestoringen, stroomuitval, fouten in het besturingssysteem, enz. beïnvloeden.

Maar als een gebruiker per ongeluk een kritiek bestand verwijdert, wat dan?

Je bent verantwoordelijk voor de bescherming van je gegevens tegen menselijke fouten. ongeacht of dit als gevolg van kwaadwillige activiteiten is of als dit een onschuldige ongeval is. Waar je ook zelf verantwoordelijk voor bent is verkeerd geconfigureerde workflows, hackers en virussen. Het maken van een back-up van je gebruikers en gegevens is echt je eigen verantwoordelijkheid. Als je daar niet proactief in bent, is elke hulp die je van Microsoft krijgt in tijden van crisis minimaal.

Inactieve gebruikers kunnen je een fortuin kosten

In Office 365 is een actieve licentie vereist om toegang te krijgen tot gegevens. Dat klinkt als een groot voordeel, want wanneer werknemers niet langer meer bij je werken, kun je hun 365-account eenvoudigweg deactiveren en de toegang tot bedrijfsgegevens beperken.

Het probleem in dit scenario is dat je ook de toegang tot de bestanden van deze medewerkers verliest. Dus als je CFO het jaarlijkse budget heeft aangemaakt en vervolgens het bedrijf verlaat, zal het verwijderen van zijn account het jaarlijkse budgetbestand voor altijd verliezen. Voortdurend betalen voor licenties voor alle ex-werknemers zal een financiële last blijken te zijn (of er nu een jaarlijks budgetbestand is of niet).

Een Office 365 back-up-oplossing kan de gegevens van inactieve gebruikersaccounts archiveren voordat je ze verwijdert, zodat je de eigendom en controle behoudt.

Dagelijkse Office 365-back-ups zijn niet genoeg

Sommige aanbieders van Office 365 back-up-oplossingen zijn trots op dagelijkse back-ups. Terwijl een dagelijkse back-up zeker beter is dan helemaal geen back-up. Het betekent dat de keuze voor slechts 365 back-ups van je Office 365 data per jaar,  het werk dat je bedrijf in een dag doet zinloos is.

Als je vandaag om 20.00 uur een ransomware-aanval onderging en je kon alleen de back-up die gisteren om 20.01 uur werd uitgevoerd, herstellen. Hoeveel zou het dan kosten en hoe lang zou het voor je team duren om alles van de hele dag opnieuw te maken?

Zorg er in plaats daarvan voor dat er meerdere keren per dag een back-up wordt gemaakt van je Office 365-gegevens. Op deze manier hoef je in het ergste geval slechts een paar uur werk te verzetten in het geval van een aanval. Een aanval om 20.00 uur betekent dat je de back-up van 17.00 uur snel en eenvoudig kunt herstellen.

Gratis oneindig behoud voor 93 dagen

Zonder een back-up-oplossing die je Office 365-gegevens beschermt, worden alle gegevens in de prullenbak geplaatst waar ze 93 dagen worden bewaard wanneer een SharePoint Online beheerder een site collectie verwijdert. Op dat moment wordt het automatisch en permanent verwijderd en kan je het nooit meer terughalen.

Bij veel back-upproviders kun je je back-upgegevens voor onbepaalde tijd opslaan, maar wanneer de opslagkosten beginnen op te tellen, kun je de alternatieven gaan wegen.

Bij Fieber betaal je geen extra opslagkosten, zodat je snel en eenvoudig back-ups van gegevens voor altijd gratis kunt opslaan!

Herstellen kan destructief zijn

Het gebruik van de “off the shelf” gegevensherstelfuncties in Office 365 betekent dat wanneer je oudere bestanden terugzet vanaf een SharePoint-back-up, de terugzetting gericht is op dezelfde URL. Alle gegevens worden dan overschreven die op dat moment in de sitecollectie aanwezig zijn. Erger nog: er is geen terugdraaioptie.

Zorg ervoor dat de back-up-oplossing die je selecteert jou de mogelijkheid biedt om gegevens te herstellen zonder bestaande bestanden of sitecollecties gericht op dezelfde URL te overschrijven.

Ondersteuning is van cruciaal belang

Je bent de beste in wat je doet – dat begrijpen we. Maar zelfs Usain Bolt had een coach! Denk aan ons supportteam als je coach. We hebben ervaring met veel klanten, veel rampen en veel succesvolle datarestauraties.

Ben je sclatoffer geworden van een ransomware-aanval? Of  is er een stortvloed van verwijderingen van gebruikers? Wij zullen er voor je zijn op elk moment van de dag of nacht.

Ransomware kan worden verslagen

Voor veel bedrijven is ransomware een achilleshiel. Voor jou hoeft dat niet zo te zijn. Hoewel er altijd daders zullen zijn en er waarschijnlijk altijd goedbedoelende werknemers zijn die het slachtoffer worden van oplichterij. Kun je door middel van back-ups individuele items of hele mappen gemakkelijk herstellen tot het moment voor de infectie.

Dit betekent dat je de held bent die de geïnfecteerde bestanden herstelt en de noodzaak om het losgeld te betalen elimineert.

Nu begrijp je enkele van de belangrijkste (en vaak onbekende) dingen die je moet weten over Office 365 back-up.